Für Konstrukteure ist sie eine nervige Angelegenheit, für die Firmenleitung ein ungewollter Kostenfaktor, für Technische Redakteure ist sie das tägliche Brot und für den Rechtsanwalt bei Unvollständigkeit ein gefundenes Fressen: Die Technische Dokumentation.
Kaum ein Thema führt zu so vielen Reaktionen wie die Technische Dokumentation. Wie eine dunkle Wolke schwebt sie durch das Unternehmen. Viele Mitarbeiter ziehen genervt die Köpfe ein und hoffen, dass die Wolke vorbeifliegt. „Das machen wir zum Schluss“, eine beliebte Aussage der Konstrukteure. Und dann? Die Maschine steht beim Kunden. Technische Probleme müssen behoben werden, alle stehen unter Druck und keiner hat Zeit für die Technische Dokumentation. Standardsituation im Unternehmen. Doch wer seine Mitarbeiter schult, sich durch erfahrene Dienstleister und moderne Software von Projektbeginn an unterstützen lässt und das Thema „Technische Dokumentation“ ernst nimmt, wird eine sichere Maschine verkaufen und bei Prüfungen entspannt die geforderten Papiere zücken.
Jäger und Sammler der „Internen Dokumentation“
Was ist „Technische Dokumentation“? Hier muss zwischen „interner Dokumentation“ und „externer Dokumentation“ unterschieden werden. Die interne Dokumentation beinhaltet unter anderem Schaltpläne, technischen Zeichnungen, Prüfprotokolle, Pflichtenhefte, Berechnungen, Nachweise zur Qualitätssicherung, die Risikobeurteilung, Ergebnisse von Produktbeobachtungen und Marktforschungen und die gesamte externe Dokumentation. Intern werden alle Unterlagen zu der Maschine gesammelt – über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Oft kümmert sich die Konstruktion um die Pflege und muss alle Informationen von Zulieferern, Kollegen und Abteilungen sammeln. Und dabei sicherstellen, dass die Unterlagen auch in zehn Jahren auffindbar sind. Ein gutes Archiv- und Ablagesystem ist also Pflicht.
Externe Dokumentation – alles für den Kunden
Die externe Dokumentation umfasst alle Unterlagen für den Kunden. Zum Beispiel die Betriebsanleitung. Im Idealfall erstellt ein ausgebildeter Technischer Redakteur in enger Zusammenarbeit mit den Konstrukteuren diese Anleitung, in der Realität müssen jedoch die Konstrukteure das Schreiben „nebenbei“ übernehmen. Dies kann zu Problemen führen. Denn für eine normkonforme Anleitung sind nicht nur Kenntnisse der Maschinenrichtlinie notwendig. In der EN 82079-1 sind Regeln für die Erstellung von Anleitungen aller Art festgelegt. Die Norm definiert zum Beispiel Formulierungsregeln, die Gestaltung von Sicherheitshinweisen oder der Kapitelstruktur. Sollten die Konstrukteure die Erstellung übernehmen, ist eine Auseinandersetzung mit dieser Norm und den gängigen Schreibregeln zwingend erforderlich.
Schwachstellen in Anleitungen
OLG-MUENCHEN – Aktenzeichen: 6 U 4082/05 „Amtl. Leitsatz: 1. Eine Kaufsache ist mangelhaft im Sinne des § 434 BGB, wenn die Bedienungsanleitung in wesentlichen Punkten unvollständig oder fehlerhaft ist, sodass bei entsprechendem Gebrauch der - ansonsten einwandfreien - Kaufsache Fehlfunktionen auftreten.“
Wer sich bei der Erstellung der Anleitung Schludrigkeit leistet, wird es im Schadensfall teuer bezahlen. Sollte es zum Unfall an der Maschine kommen und dieser Fall vor Gericht landen, wird auch die Betriebsanleitung geprüft. Über enthaltene Fehler freut sich der gegnerische Anwalt, denn er hat leichtes Spiel. Zu kleine Schrift, dem Arbeitsumfeld unangemessenes Ausgabemedium oder unstrukturierte Texte führen nicht zwingend zur Schuldzuweisung. Aber Sicherheitshinweise der Stufe „Lebensgefahr“ auf vier Seiten oder falsch strukturierte Hinweise lassen vermuten: Hier stimmt was nicht. Die Idee der „unsicheren“ Maschine wird sich in Anwalts Kopf breit machen. Denn die Sicherheits- und Warnhinweise resultieren aus der Risikobeurteilung und sollten als letztes Mittel zur Vermeidung von Gefahren eingesetzt werden.
„Risikobeurteilung? Zeitverschwendung.“
Auch wenn es zum Glück seltener wird: Einige Hersteller erstellen weiterhin keine Risikobeurteilung. Der besagte Anwalt klatscht jetzt erfreut in die Hände. Risikobeurteilungen sind Pflicht und sollten während der Konstruktionsplanung begonnen werden. In dieser Phase muss sich der Hersteller über Gefahren im Umgang mit dem Produkt auseinandersetzen und in der ersten Stufe durch eine sichere Gesamtkonstruktion Gefahren abwenden. In der zweiten Stufe werden Sicherheitseinrichtungen geplant und erst im letzten Schritt sollen Kennzeichungen an der Maschine und Hinweise in der Betriebsanleitungen vor den Restgefahren warnen. Da die meisten Gefahren bereits in Schritt eins und zwei eliminiert wurden, verbleibt im Idealfall eine überschaubare Anzahl an Restgefahren. Ganz wichtig: Der Ersteller der Betriebsanleitung muss über diese Restgefahren informiert werden, um entsprechende Sicherheits- und Warnhinweise gemäß Risikobeurteilung formulieren zu können.
Industrie 4.0 – da war doch was!
Industrie 4.0 ist in aller Munde, keiner kann sich dem Thema entziehen. Doch während diverse Arbeitsgruppen über die Umsetzung im Unternehmen nachdenken, schreibt der Technische Redakteur nebenan die Anleitung mit Word. Und technische Zeichnungen werden von Hand gezeichnet und eingescannt. Wie passt das zusammen? Wer bei Industrie 4.0 an Augmented Reality-Brillen denkt, ist in der Zukunft angekommen. Doch in der praktischen Umsetzung ist es oft ein Sprung von der Steinzeit in die Moderne. Zwischenschritte helfen. Technische Zeichnungen können zum Beispiel als 3D-PDF erstellt werden. Auch praktisch für den Technischen Redakteur, der sich die Zeichnungen für die Betriebsanleitungen per Mausklick selber daraus erstellen kann. Diese Zeichnungen fügt der Technische Redakteur in ein Redaktionssystem ein. Dort kann er aus modularen Textbausteinen wählen und die geforderten Sicherheitshinweise über eine Schnittstelle zwischen Redaktionssystem und Risikobeurteilungssoftware in sein Dokument ziehen. Die fertige Anleitung legt er im cloudbasierten Wissensmanagementsystem ab. Hier findet der neue Kollege, der Verantwortliche für die Technische Dokumentation, bei der nächsten Prüfung neben der Anleitung auch alle Zeichnungen, Prüfprotokolle und alle weiteren Inhalte der internen Technischen Dokumentation. Eine gute Basis für den Schritt in die Industrie 4.0 und für sichere Technische Dokumentation. Und weniger Stress für Hersteller, Konstrukteure und Redakteure.
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Einen Einstieg in das Thema CE-Kennzeichnung bietet darüber hinaus unser Whitepaper EG-Erklärung nach der Maschinenrichtlinie. Erfahren Sie welche Mindestanforderungen Sie einhalten und welche Inhalte geliefert werden müssen.