Die Krise als Chance: Risikobeurteilungs-Prozesse professionalisieren (auch die Software)

Die Auftragslage ist nicht rosig, die allgemein schlechte Wirtschaftslage macht sich auch im deutschen Maschinen- und Anlagenbau bemerkbar – seit letztem Jahr ist die globale Nachfrage eingebrochen. Im Oktober meldete der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau VDMA, dass die Bestellungen um 21 Prozent zurückgegangen seien – eine Trendwende wird nicht erwartet. Und das Statistikportal Statista gibt an, dass der Auftragseingang im Januar 2024 rund zehn Prozent unter dem von Dezember 2023 liegt.

Nun war es schon immer so, die Zeiten der Flaute zum Aufräumen zu benutzen. Oft wird an veralteten Arbeits- und Vorgehensweisen festgehalten, weil man es schon immer so gemacht hat: Unternehmen haben nun die Gelegenheit, ihre Abläufe zu überprüfen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern. Dabei kann es auch an der Zeit sein, neue Technologien und Tools auszuprobieren und zu implementieren. Zu Corona-Zeiten waren das möglicherweise Software für Videokonferenzen oder ortsübergreifende Zusammenarbeit, aktuell vielleicht Lösungen für ein Mehr an Automatisierung, Projektmanagement oder eine zeitgemäße Software für Risikobeurteilungen.

Mit Blick auf die Kosten für eine Maschine können bis zu zehn Prozent für die Dokumentation - technische Dokumentation, Wartungs- und Bedienungsanleitung, Performance Level Validierung und eben Risikobeurteilung - anfallen. Auch Unternehmensstrukturen können hier relevant sein: Die Zuständigkeit für die Risikobeurteilung nach der Norm ISO 12100:2010 ist unterschiedlich aufgehängt und hier ist nicht immer eine reibungslose Zusammenarbeit gegeben. Betriebe müssen sich auch darüber im Klaren sein, dass die Risikobeurteilung Ressourcen während des Baus einer Maschine benötigt, was Kosten verursacht. Hier steckt oft in der Tat die Chance, seine Abläufe zu verbessern und damit Geld zu sparen.

Risikobeurteilungs-Software: Programme und ihre Probleme

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen nicht vor, wie sie ihre Risikobeurteilung erstellen müssen. Deswegen sind in vielen Betrieben Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme noch die erste Wahl.

Das ist in der Regel der Weg des geringsten Widerstands - denn Word und Excel sind meist sowieso installiert und die Bedienung kein Geheimnis. Hinzu kommt, dass beide Programme keine weiteren Lizenzkosten verursachen, aufwändige Schulungen entfallen. Mit Excel lässt sich auch ganz wunderbar basteln, Tabellen und Formeln erstellen und damit eine Risikobeurteilung durchaus individuell anpassbar machen. Aber jede Medaille hat zwei Seiten: Die große Anpassbarkeit kann nämlich auch dazu führen, dass es unterschiedliche Strukturen für Risikobeurteilungen statt einem einheitlichen, durchdachten Vorgehen gibt. Das kann schnell ins Chaos führen - ein No-Go bei sicherheitssensiblen Themen wie die Risikobeurteilung eines ist. 

Große Datenmengen und gemeinsames Bearbeiten einer Datei? Fehlanzeige!

Nun gibt es auch Risikobeurteilungen, die einen großen Umfang annehmen, weil die Maschine komplex ist und eine Vielzahl an Risiken und Gefahrenstellen berücksichtigt werden muss. Mit der Verwaltung großer Datenmengen kann Excel durchaus ins Schleudern kommen. Das Gleiche ist der Fall, wenn verschiedene Personen an einer Datei gemeinsam arbeiten, was im Prozess der Risikobeurteilung gang und gäbe ist. Versionskonflikte und unterschiedliche Arbeitsstände sind die Folge, die alle Mehraufwand verursachen. Hinzu kommt, dass zur Erstellung der Risikobeurteilung in der Regel verschiedene Mitwirkende beitragen: Sie alle müssen integriert werden und Zugriff auf die Dokumente haben. Mit Excel kein Kinderspiel.

Risikobeurteilung mit Excel? Nicht nachvollziehbar

Ein weiterer Faktor sind manuelle Eingaben, die in Excel notwendig werden. Diese sind bekanntermaßen anfällig für Fehler, Vertipper oder Zahlendreher. Damit wird das Ergebnis der Risikobeurteilung fehlerhaft. Ganz zu schweigen davon, dass eine Risikobeurteilung viele redundante Eingaben notwendig macht - nicht gerade die Lieblingsaufgabe der Belegschaft.

Nachvollziehbarkeit ist eine weitere Sache: Es kann schwierig sein, Änderungen in Excel-Tabellen zu dokumentieren und die Historie vorzuhalten. Das ist für die Compliance aber notwendig.

Risikobeurteilung mit Tabellenkalkulation: einfach unbequem

Excel fehlen zudem einige essenzielle Funktionen, die die Erstellung der Risikobeurteilung so viel einfacher machen: Plausibilitätskontrollen sorgen dafür, dass Fehler schnell entdeckt bzw. gar nicht erst gemacht werden. Das kann aber nur ein ausgewiesenes Tool für die Risikobeurteilung. Vorlagen auf der anderen Seite machen die Erstellung der Risikobeurteilung deutlich komfortabler - auf altes Wissen kann zurückgegriffen und Teile von Risikobeurteilungen recycelt werden, sodass das Rad nicht neu erfunden werden muss. Das spart Zeit und macht den Prozess schlanker. Diese Vorlagen stehen in Excel aber nur eingeschränkt oder gar nicht zur Verfügung. Je komplexer die Maschine und Anlage, desto wichtiger sind Vorlagen. Eine Software, die den Prozess begleitet, sorgt zudem dafür, dass keine notwendigen Schritte vergessen oder ausgelassen werden. 

Werden die aktuellen Normen eigentlich berücksichtigt?

Nicht zuletzt ist es wichtig, bei der Risikobeurteilung alle geltenden Normen zu berücksichtigen und anzuwenden. Zwar wechseln die Normen nicht wie die Jahreszeiten, nichtsdestoweniger aktualisiert der Gesetzgeber die Vorgaben hin und wieder - siehe aktuell die Maschinenrichtlinie, die von der neuen Maschinenverordnung abgelöst wird. Eine Risikobeurteilung muss auf den aktuellen Vorgaben basieren, um Risiken stets angemessen zu bewerten und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Das kann Excel nicht leisten, sondern nur eine Software für Risikobeurteilung. 

Unternehmen, die gerade in leere Auftragsbücher sehen, sollten sich deswegen überlegen, ob jetzt nicht ein guter Zeitpunkt ist, sich von liebgewonnenen Excel-Sheets für die Risikobeurteilung zu verabschieden und den gesamten Prozess zu professionalisieren. 

Es kann so viel einfacher sein: Risikobeurteilung mit CE-CON Safety

Unsere Risikobeurteilungssoftware CE-CON Safety erlaubt ein strukturiertes Vorgehen bei der Erstellung von Risikobeurteilungen, das heißt der Durchführung des Konformitätsbewertungsverfahrens zur CE-Kennzeichnung. 

• Sie vereinfacht genaues Arbeiten und steigert die Effizienz.

• Als Cloudsoftware macht sie vernetztes Arbeiten standortübergreifend ohne Installation möglich - Zusammenarbeit war noch nie so einfach. 

• Die Software zerlegt für ein einfaches und übersichtliches Vorgehen die Maschine in Komponenten und Gefahrenstellen und bietet für deren Bearbeitungen neben einem roten Faden viele praktische Hilfen. Die Technische Dokumentation kann auf Basis der Risikobeurteilung dann einfach erstellt werden. 

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